אם אתם מרגישים שאתם לא מוצאים את הידיים והרגלים, שהמועמדים הולכים לכם לאיבוד ונופלים בין הכסאות, שכל תחום הגיוס מבולגן לכם, שאתם משקיעים הרבה זמן בתיעוד באקסל, או שאתם משקיעים הרבה זמן על עבודה שחורה, כנראה שאתם מחפשים פתרון לניהול הגיוס. מי שנותן מענה לבעיות הללו, שחווים הרבה רכזי ומנהלי גיוס, הם תוכנות הגיוס, אשר מספקות מערכת טכנולוגית לשיפור התהליכים.
כאשר תתחילו בבדיקת התחום תגלו את עולם מערכות הגיוס. למעשה יש כלים כל כך נפלאים, יהיה לכם ממש קשה לחזור לעבוד בלעדיה, ולא תבינו איך הצלחתם לנהל תהליכי גיוס בלי מערכת.
אבל אז יעלו לכם כמה שאלות, או חששות, או פחדים. חלקם יגיעו מכם באופן אישי, אולי אפילו לא תשימו לב לזה, וזה יהיה בתת מודע שלכם, כי אתם מובילים שינוי, ורוב האנשים מפחדים משינויים, גם אם הם חיוביים. חלקם מבעלי התפקידים אצלכם בארגון, שלא מבינים את הקושי שאתם מתמודדים איתו, בדיוק אלו ששואלים אתכם למה אתם לא מביאים יותר מועמדים לראיונות, ולמה אתם לא מפרסמים מספיק, אבל מהצד השני גם טוענים שאין תקציב.
אז ננסה לתת פה כמה כלים שיעזרו לכם לעשות סדר – למה כדאי להטמיע מערכת גיוס בארגון.
אז מה הסיבות להטמעת מערכת גיוס בארגון שלנו?
אפשר לשבת ולמנות כאן מאות סיבות לכך. אז נדבר במאמר זה על הנפוצות ביותר.
1. סדר וארגון
כל הדאטא יושב במקום אחד. המועמדים, חוות הדעת, תיעוד אירועים, סטטוס בתהליך הגיוס, דו"חות ועוד. שכחתם משהו? לא עוד. הכל בתוך המערכת. התחלפה רכזת הגיוס והכל היה אצלה בראש? לא עוד. הכל בתוך המערכת. אתם רוצים לחפש מועמד מהעבר? תוכלו לאתר אותו במערכת בקלות. תרצו לשלוח מייל או הודעה למועמד, הכל נעשה מתוך המערכת וגם מתועד בצורה הכי נוחה. ומה לגבי מועמדים בתהליך? ראיינתם מועמד טלפונית או פרונטאלית ושכחתם לחזור אליו? התקשרתם למועמד והוא לא ענה לכם? המערכת מתעדת הכל, לא תשכחו אותו ותוכלו גם לשלוח אליו הודעת דחייה מסודרת.
2. מהירות הגיוס משפרת גיוסים
תהליך הגיוס הרבה הרבה יותר מהיר. אנחנו הרי רוצים שמהרגע שנפתחה משרה, נוכל לסגור אותה כמה שיותר מהר. אנחנו רוצים שמהרגע שפנה המועמד נוכל לראיין אותו כמה שיותר מהר. לפקטור המהירות יש השפעה מאוד גדולה על הביצועים שלנו. כאשר אנחנו מתעסקים בזוטות, או בעבודה שחורה, כמו תיעוד באקסל, אנחנו מבזבזים זמן יקר. כאשר אנחנו משקיעים זמן במיון קורות חיים אנחנו מבזבזים זמן יקר. תארו לעצמכם שאתם בתחרות עם מספר ארגונים, וכל אחד עובד עם מערכת גיוס ורק אתם לא. בהנחה ומועמד מסויים פנה לכל הארגונים, הרי אותם ארגונים יהיו יותר מהירים ויותר יעילים מכם, ויגיעו למועמד הרבה לפניכם. כמה פעמים יצא לכם לשמוע: "מצטער, כבר מצאתי משהו".
3. חסכון בזמן משפר ביצועים
כמה פעמים אמרתם לעצמכם "אם רק היתה לי עוד שעה ביום?". כאשר אנחנו עובדים עם מערכת, התהליך שלנו הרבה יותר מהיר, זה אומר שמתפנה לנו הרבה זמן, כי המערכת עושה הרבה מהעבודה שאנחנו עשינו, בצורה אוטומטית ובמקומנו. את הזמן הזה אנחנו יכולים להשקיע בדברים אחרים, כמו פרסומים, או ראיונות נוספים. בסופו של יום הזמן שלנו מוגבל. אז אם המערכת תחסוך לנו 30% מהזמן, נוכל לשפר בצורה משמעותית את הביצועים נכון?
4. סורסינג
באמצעות מערכות הגיוס, נוכל לשפר את הביצועים שלנו גם בעולמות הפרסום והסורסינג. לדוגמא, הנכס הכי גדול שלנו הוא הדאטא שלנו, מאגר המועמדים שפנו אלינו בעבר. אנחנו יכולים להגיע אליהם בחיפוש חכם ובכמה קליקים, לאתר את כל המועמדים שיש להם ניסיון בתחום שנחפש, ופנו אלינו בעבר, ולפנות אליהם שוב. נכון, בעבר זה לא התאים לנו או להם, אבל עכשיו זה יכול להתאים. זה בדיוק מה שעושים הד-האנטרים בלינקדאין. אבל לכם יהיה עכשיו את הלינקדאין האישי שלכם, שרק לכם יש גישה אליו – מאגר המועמדים שלכם. אם תשלחו הודעות למועמדים מהעבר, תתפלאו עד כמה הצלחות תוכלו למצוא שם, ולהצליח לגייס עוד עובדים בקלות רבה מאוד.
5. פרסום
מערכות הגיוס יכולות לשפר את ביצועי הפרסום שלכם. ראשית, אפשר לפרסם באמצעות מערכות הגיוס ולעקוב אחר התוצאות, באמצעות דפי נחיתה מעוצבים, או אתרי קריירה. שנית, אפשר להפיק דו"חות מקורות גיוס, ולמדוד את הביצועים של כל מקורות הגיוס, כדי להבין איפה כדאי להשקיע את הזמן והכסף, למקסום הביצועים.
6. ROI וחסכון במשאבים (החזר על ההשקעה Return On Investment)
בסופו של יום, עלות המערכת היא מאוד מאוד זניחה לעומת כמות המשאבים שאתם חוסכים בארגון. ישנם ארגונים שהצליחו להתייעל בצורה מאוד משמעותית או לשפר את הביצועים של הגיוס בצורה מאוד משמעותית. יש כאן חסכון ענק בזמן עבודה (כמה שווה שעת עבודה?), אפשרות לחסכון ענק בהוצאות על פרסום (כי יש לכם גם סורסינג וגם דפי נחיתה, וגם דו"ח מקורות גיוס חכם, וגם תהליכי הגיוס יותר מהירים ויעילים אז אתם צריכים פחות פרסומים). כל הדאטא שלכם שאתם משלמים עליו כ"כ הרבה כסף נשמר במקום אחד ולא נזרק לפח (דאטא שווה הרבה מאוד כסף). בסופו של יום, מספיק שתגייסו כל חודש עוד עובד אחר, המערכת תהיה עלות כל כך מזערית, למעשה אתם תהיו ברווח כלכלי אדיר.
אלו היו 6 סיבות חשובות להטמעת מערכת גיוס בארגון.
אם בא לכם לקבל הדגמה על מערכת גיוס, אפשר לפנות אל מערכת גיוס Civi
