ראיון התנהגותי-מצבי נשען על ההנחה שהתנהגויות מועמדים בעבר במצבים ספציפיים, תנבאנה לנו את ההתנהגות העתידית במצבים דומים. לכן, כדי להתכונן לראיון אנחנו מתחילים עם "פיצוח התפקיד", דרך הבנת המצבים המרכיבים אותו, ואח"כ בחינת ההתנהגות שנרצה / או לא נרצה לראות בכל מצב. לכל מצב נאסוף 2-3 דוגמאות מהעבר, ואת כל המועמדים נשאל על אותו סט של מצבים האם התמודדו איתם בעבר ומה עשו כשנתקלו בהם.
אלה השלבים בעבודת ההכנה לקראת הראיון:
שלב 1: זיהוי המצבים הקריטיים / מורכבים בתפקיד. אני שואלת את המנהלים "מה המצבים המורכבים בתפקיד. ככל שנבין מאיזה מצבים התפקיד מורכב, ומה המצבים המורכבים ביותר, נוכל לשאול שאלות מדויקות וממוקדות. אני מתמקדת במצבים מורכבים ולא ב" יום סטנדרטי" כי אם המועמד/ת מסוגל לתפקד טוב באירוע מורכב, קל וחומר שיוכל/תוכל לתפקד מעולה גם במצב רגיל.
שלב 2: ניסוח השאלה המרכזית "תן לי דוגמא" – זהה למצב הקריטי. כלומר, אם המצב הקריטי הוא "קונפליקט עם לקוח לא מרוצה" אז השאלה תהיה "תני לי דוגמא לקונפליקט שלך עם לקוח לא מרוצה. מה עשית?" כל "מצב מורכב" שזיהינו בשלב 1, ייהפך לשאלה שנבקש עבורה דוגמא בשלב השני.
שלב 3 – זיהוי ההתנהגויות הרצויות / והלא רצויות בתפקיד בכל אחד מהמצבים באותו מצב שזיהינו, זיהוי התנהגות רצויה להצלחה בתפקיד במצבים אלו והתנהגויות פחות רצויות. ממש טבלה של +/- זה בעצם שלב של ניסוח תשובות: מה הייתי רוצה לשמוע (התנהגויות שמאפיינות מועמד טוב עבורי דרך דוגמאות ספציפיות מהעבר) מה לא הייתי רוצה לשמוע (התנהגויות שמאפיינות מועמד שאינו טוב עבורי דרך דוגמאות)
4 – לאותה שאלה ותשובות – לנסח שאלות רקע לאותה שאלה לגבי מצב ספציפי, ננסח שאלות רקע. שאלות סגורות לרוב, שהתשובות עליהן יהיו ב- כן/לא. השאלות יהיו לדוגמא "האם נתקלת במצב X" או להרחיב מעט ב – איזו דוגמא היתה לך קשה במיוחד? ספר/י לי עליה
אני מכינה לקראת כל תפקיד שאני מתחילה לראיין את סט המצבים שהתפקיד כולל, ובתוך כל אחד מהם מהי ההתנהגות הרצויה/לא רצויה. נוסיף שאלות רקע לפני כל מצב כדי שאפשר יהיה בקלות להגיע לדוגמאות – כלומר לעזור למועמדים להיזכר יותר בקלות במקרים מהעבר אני ממליצה מאד "לחפור" בכל מצב ספציפי.
זמן הראיון עצמו לכל מצב יכול לקחת משהו כמו 10-12 דקות, כך שאם אספתי 4-5 מצבים זה ייתן לי בסיס לראיון של כשעה. כל מצב שאני מוסיפה מאריך את הראיון, וכל מצב ש"מקצצת" מקצר אותו.
