אתם אחראים על תוצאה מהירה ואיכותית וזאת המשימה החשובה ביותר שלכם, אבל בביצוע המשימה אתם תלויים באנשים אחרים, שבשבילם זה לא הדבר החשוב או הבוער ביותר. מה עושים?
אנשי גיוס בארגונים נמצאים יום יום במצב מוזר, שבו הם צריכים לפתור בעיות של צוות שהם לא חלק ממנו, בעזרת מנהל שלא תמיד משתף פעולה ובאמצעות אדם שהם לא מכירים (המועמד). וכל זה הם צריכים לעשות מהר כדי לא לאבד את המועמד ולא לעכב את העבודה של הצוות.
התוצאה המצופה: עובד חדש מאושר, ראש צוות מרוצה, הנהלה שבעת רצון.
התנאים: המועמד לא ממש מתאים או לא ממש רוצה, ראש הצוות לא זמין, והמנהלים הבכירים לא מעורבים בתהליך.
איך יוצאים בהצלחה מהפלונטר?
עקרונות היסוד של השפעה ללא סמכות
קודם כל חשוב להבין, שהיכולת שלכם להשפיע על מישהו עכשיו, מבוססת על הקשר שהיה לכם עם אותו אדם זמן רב לפניכן. תחשבו על עצמכם – לבקשות של מי אתם נענים יותר:
- מישהו שאתם מכירים מזמן ורוחשים לו כבוד והערכה? או שהוא עזר לכם במשהו בעבר? או שאפילו סתם דיברתם כמה פעמים בחדר אוכל ואתם מסמפטים אותו?
- או אדם שאומנם ראיתם אותו במסדרון, אבל אתם לא דיברתם איתו אף פעם ואתם לא באמת מכירים זה את זה?
אז אם התשובה לכך ברורה, הרי לכם הפתרון: כדי שהמנהל המגייס יעשה היום את מה שאתם צריכים ממנו, הייתם צריכים ליצור איתו קשר חודשים לפניכן. במילים אחרות, כדי לא להיות במצב חסר אונים בעוד כמה חודשים, אתם צריכים להתחיל היום להכיר וליצור קשרים עם כל המנהלים שבעתיד ייתכן ותצטרכו לעבוד איתם. זה אומר שכבר היום אתם צריכים: גם לקבוע פגישות היכרות מסודרות וגם לצאת מהחדר ולהתחיל לדבר עם אנשים בכל הזדמנות.
דבר נוסף, במהלך התקופה הזאת עליכם להכיר את המנהל, את אישיותו, את גישתו לעבודה, אתגרים של הצוות, סגנון אישי וכו'. תבדקו את עצמכם: האם אתם יודעים מה הבעיות והאתגרים שלו בעבודה – הצרכים שלו; האם אתם יודעים איך הוא אוהב לעבוד ומה חשוב לו בעבודה – הרצונות שלו. תשובות לשאלות אלה יעצימו באופן משמעותי את היכולת שלכם להשפיע על אותו מנהל בעת הצורך.
לסיכום: שני עקרונות היסוד של השפעה הם:
[1] קשר טוב וארוך טווח עם כל אחד מהמנהלים ו-[2] הבנה שלכם של הצרכים והרצונות שכל אחד מהם.
טכניקות הקשבה אפקטיבית
מכירים את המשחק הזה כשבעל ואישה צריכים לענות על שאלות אחד על השני במטרה לבדוק מי מכיר את מי יותר טוב? ראיתם את הזוגות האלה שחיים ביחד 20 שנה ופתאום במשחק הזה האישה מגלה שבעלה לא ענה נכון על אף שאלה? כלומר, שאין לו מושג מה היא אוהבת ומה מעניין אותה? (נדמה לי, או שזה בדרך כלל הגבר שלא מכיר את האישה?) מה זה אומר? זה אומר שאפשר להיות בקשר ארוך טווח מאוד ועדיין לא להכיר את הבן אדם.
כדי שזה לא יקרה לכם עם המנהלים, אתם צריכים לזכור שעליכם לדבר איתם על מנת להכיר אותם, את עבודתם ואת הצרכים וההעדפות שלהם בארגון העבודה.
בשביל כך תשתמשו (בין היתר) בשלוש טכניקות הבאות:
שאלו שאלות, בקשו דוגמאות ותנו פרשנות לדברים שלהם.
לשאול שאלות:
נניח קבעתם מראש פגישה ובפגישה אתם מסבירים למנהל שהמטרה שלכם היא בדיוק כפי שהוא: להכיר אותו ולהבין את הצרכים ואתגרים שלו בעבודה. (אגב, אחד הנושאים שאנשים מאוד אוהבים לדבר עליהם זה הבעיות שלהם בעבודה. כך שעם מטרה כזאת, לא יהיה לכם קשה לפתח שיחה). כל מה שאתם צריכים לעשות הוא לחשוב על שאלת פתיחה טובה (למשל, מה חשוב לך בעבודה?) ואז לתת לו לדבר ולכוון את השיחה בעזרת שאלות. הנה כמה דוגמאות לשאלות שאפשר לשאול:
- מה זה אומר?
- מה חשוב לך בזה? מה אתה רוצה להשיג על ידי כך?
- בשביל מי זה? איך זה קשור ל…?
- איך אתה עושה/משיג את זה?
- מה קרה עם…?
- תגיד לי יותר על…
- מה גורם לכך?
שימו לב, השיחה צריכה להתמקד בו ולא בכם. אם בסוף הפגישה הוא עדיין לא ממש מכיר אתכם, אבל אתם מכירים אותו – זה סימן טוב. תקפידו על היחס 70-30 בשיחה: 70% מהזמן הוא מדבר ו- 30% או פחות – אתם.
לבקש דוגמה
אחת הטכניקות הטובות ביותר לדייק בהבנת דבריו של מישהו וגם לא לתת לו להתפזר או לעטוף אתכם בענן של משפטים כלליים היא לבקש ממנו לתת דוגמה.
למשל, מישהו אומר לכם: "מאוד חשוב לי שהעובדים שלי יהיו יצירתיים ועצמאיים".
אל תתנו לו להמשיך בלי להבהיר למה הוא מתכוון במילים האלה. יתרה מזאת, הרבה פעמים אנשים זורקים משפטים כאלה בלי להבין בעצמם מה זה אומר בשבילם. תבקשו ממנו: "אתה יכול להביא דוגמה של עובד שהתנהג באופן יצירתי ועצמאי?"
הכי טוב אם הוא יספר לכם על אדם קונקרטי, שאפילו לא חייב להיות מהארגון הנוכחי או מהצוות שלו. שיספר לכם משהו כמו:
- כן, למשל, לפני שנתיים עבד אצלי בחור בשם גיל, הוא היה שולח לי כל בוקר מייל…..'
סיפור כזה יבהיר לכם יותר טוב מאלף מילים, איזה התנהגויות חשובות למנהל הזה בעובדים שלו.
לתת פרשנות
זאת טכניקה שמאפשרת לכם לוודא שהבנתם את הבן אדם נכון. אחרי שהמנהלת דיברה ואתם הקשבתם, אתם מסכמים ומפרשים:
- נשמע שחשוב לך….
- נראה שאת שמה דגש על….
- האם הבנתי אותך נכון ש…
המטרה שלכם היא לגרום לה להגיד: "בדיוק ככה" או "נכון מאוד".
כאשר אנחנו אומרים למישהו 'נכון מאוד' אנחנו מאשרים לא רק את העובדה, החשובה בפני עצמה, שהוא הבין אותנו אלא אנחנו מאשרים אותו באופן כללי. כאילו אומרים לו: "אתה מאושר במחינתי". אישור כזה יוצר אותו בסיס טוב לקשר ארוך טווח שעליו כתבתי בהתחלה.
ומה אם לא דייקתי בפרשנות שלי ולא הבנתי אותה נכון?
מעולה! זה נותן לה הזדמנות לתקן אתכם. ומי מאיתנו לא אוהב לתקן אחרים כדי לעזור להם להבין אותנו טוב יותר? כל עוד אנחנו אלה שמתקנים את הצד השני – המצב מבחינתו מצוין. 🙂
ליצירת קשר עם טניה ברוש: taniabrosh@gmail.com
